KOMMUNIKASIEBELEID
28 Mei 2020
Inleiding
Die beeld en reputasie van die Gouritz Groep Biosfeerreservaat (GGBR) is sensitief vir die kommunikasie wat in die openbare domein voorkom, hetsy deur middel van direkte plasing via verskeie soorte interaksies of deur middel van die media. Hierdie beleid fokus op die GGBR se strategie en benadering tot kommunikasie met sowel sy lede as die algemene publiek en belanghebbendes en dien om te bepaal hoe hierdie kommunikasie bestuur word, dat dit relevant en toepaslik is en die organisasie akkuraat weerspieël.
Omvang van die beleid
Hierdie beleid onderskei tussen twee soorte kommunikasie en word daarom ter wille van duidelikheid in twee dele geskei:
Lede
Die GGBR is ‘n maatskappy sonder winsoogmerk wat op lidmaatskap gebaseer is. Geldige lede speel ‘n statutêre rol in die bestuur daarvan. Gevolglik is kommunikasie oor kwessies wat met die lede van die GGBR verband hou die voorreg van die Direksie. Om operasionele redes kan hierdie verantwoordelikheid binne die organisasie gedelegeer word. Terwyl die bevordering van lidmaatskap aangemoedig word, kan geen derde party, in die naam van die GGBR, met lede kommunikeer oor aangeleenthede rakende hul lidmaatskap nie.
Uit bogenoemde en om dubbelsinnigheid te vermy, sal bestaande Forumvergaderings nie meer bestempel word as, of gelykgestel word aan, Ledevergaderings nie.
Algemene publiek en belanghebbendes
Die GGBR moedig die deel van inligting en dialoog met en tussen alle persone wat belangstel in die domein, sy aktiwiteite, sy mense en sy ekostelsels sterk aan. Die GGBR streef daarna om ‘n sterk teenwoordigheid te hê op alle relevante nasionale en internasionale kommunikasieplatforms, waar hy poog om GGBR-verhale en -boodskappe akkuraat oor te dra aan sy verskillende en diverse gehore.
Dit vorm weereens deel van die GGBR se doelwit om kommunikasie slegs aan die publiek te genereer en aan te stuur, en géén derde partye behalwe diegene wat ‘n ooreenkoms met die GGBR het, mag dit doen sonder die maatskappy se vooraf toestemming nie.
Dit moet nie verwar word met publisiteit nie, wat aan die GGBR die geleentheid bied om openbare bewustheid te skep vir sy bedryfsaktiwiteite, sy handelsmerk en sy projekte deur mediadekking en ander vorme van kommunikasie. Die GGBR moedig hierdie vorm van openbare verhoudinge aktief aan en gaan vervolgens voort om gesonde mediaverhoudinge te kweek.
Praktiese toepassing
Lede
Dit is die voorreg van die Direksie om te bepaal waar en hoe kommunikasie met die lede moet plaasvind, hetsy via gemagtigde GGBR-personeel of andersins. Geen derde party mag egter direk met lede, of oor enige lidmaatskapkwessies, kommunikeer nie.
GGBR-lidmaatskap kan ontwikkel en uitgebrei word deur verskillende veldtogte wat deur die Media- en Bemarkingspan hanteer word, of soos anders bepaal deur die maatskappy. Die bestuur van hierdie databasis sal die funksie van die Sekretaris van die GGBR-direksie wees.
Hierdie beleid moet saamgelees word met die Lidmaatskapbeleid.
Algemene publiek en belanghebbendes
Alle personeel en kontrakteurs word sterk aangemoedig om met mekaar, met die Direksie, met individuele lede van die GGBR, met belanghebbendes en met die breër publiek te kommunikeer.
Alle geskrewe en visuele kommunikasie deur GGBR-direkteure, -personeel en -kontrakteurs wat aan die publiek gemaak moet word, insluitend, maar nie beperk nie tot, persverklarings, e-nuusbriewe, aanbiedings en sosiale media, moet voldoen aan die standaarde uiteengesit in die Maatskappy se Identiteitsbeleid en verwante Handelsmerkhandleiding.
Dit is dus die plig van enige Direkteur, personeellid of kontrakteur wat met die breër publiek wil kommunikeer, om hulself te vergewis van die Maatskappy se Identiteitsbeleid en Handelsmerkhandleiding. As daar twyfel bestaan oor die toepassing hiervan, moet die Media- en Bemarkingspanleier gekontak word voor die bekendmaking van sodanige kommunikasie.
Geen derde party mag direk met belanghebbendes of die algemene publiek kommunikeer in soverre hierdie kommunikasie betrekking het op die werk en aktiwiteite van die GGBR, sonder om vooraf met die GGBR te skakel oor die beoogde inhoud nie. Die GGBR sal na goeddunke sodanige beoogde kommunikasie goedkeur of weier. Hierdie besluit bly die mandaat van die Direksie, hoewel dit binne die maatskappy gedelegeer kan word.
Bevordering deur derde partye van die GGBR en sy werk is ‘n wesenlike deel van die onderneming se uitreik. Binne beskikbare bronne, word die Bemarkings- en Mediaspan aangemoedig om ondersteuning te bied aan kommunikasie deur derdeparty-inisiatiewe wat, volgens ooreenkoms, met die GGBR geassosieer word en te verseker dat dit aan GGBR
standaarde voldoen.
Deur die reikwydte van die publiek en belanghebbendes te behou, sal die GGBR sy eie intekenaardatabasis saamstel en bestuur. Dit sal deur die Sekretaris van die GGBR-direksie bestuur word.
Hierdie beleid moet saamgelees word met die Maatskappy se Identiteitsbeleid.
Algemeen
Hierdie beleid moet aan al die GGBR se personeel, kontrakteurs, lede en belangstellendes en betrokke belanghebbendes bekendgemaak word, en sal onderhewig wees aan jaarlikse hersiening.
Goedgekeur deur die GGBR-direksie – 27 Junie 2020